Veja como identificar a raíz da diferença entre o registro gerencial e o extrato bancário
Se sua empresa ainda não faz Conciliação Bancária todo mês, a hora de começar é agora. Essa prática, que consiste na conferência de todo valor contido nas contas bancárias e no caixa físico do negócio, comparando-o a registros gerenciais, é o ponto mais importante de uma gestão financeira eficiente. Tão eficiente a ponto de garantir o conhecimento do destino de cada centavo gasto e a origem de toda receita.
Por meio da Conciliação Bancária correta e constante, o gestor reduz as possibilidades de fraude ou roubo por parte de funcionários ou mesmo de sócios da empresa, além de evitar o mau hábito de misturar despesas pessoais com as do negócio. A prática garante também a confiabilidade de dados necessária para um planejamento estratégico.
Como fazer?
Para fazer uma Conciliação Bancária é necessário ter um “espelho” do extrato bancário e um relatório de movimentação financeira, seja ele gerado pelo sistema gerencial que a empresa utiliza ou uma planilha interna.
Então, o gestor deve conferir se o saldo final do mês – indicado no extrato bancário – é igual ao valor de todo recurso financeiro do mês anterior (seu saldo inicial) somado às receitas e subtraído a todos os gastos do mês corrente – indicados no relatório gerencial.
Esse é o processo de “Comparação Global”, que soma os saldos de todas as contas da empresa, dos diferentes bancos e também do caixa. Cada conta bancária, contas de investimento ou Conta Garantida da pessoa jurídica devem ser conciliadas. Se houver qualquer diferença nesse cálculo, já existe um erro no processo e é hora de conferir conta por conta.
Conciliando banco a banco, aquele em que o valor não bater com o relatório de movimentação financeira deverá ser conferido dia a dia, para verificar quando o erro foi cometido. Então, é o momento de encontrar onde pode estar a falha que resultou nessa diferença, e pra te ajudar, a BMCE separou os 5 principais erros dos gestores que fazem com que os números da última linha não batam:
1- Falta de lançamento ou de baixa de Receita ou Despesa
Ao longo do mês, quando as vendas são lançadas, o sistema registra uma previsão de receita. Da mesma maneira, quando se compra algo para pagar posteriormente, o gestor registra a previsão de despesa. Quando esses pagamentos são efetuados, é necessário dar baixa nas previsões e frequentemente, no meio das atribulações cotidianas, o responsável pela função pode deixar passar uma outra, o que vai refletir diretamente no cálculo da Conciliação Bancária.
2- Erro na baixa por Valor, Data ou Conta Bancária
Se todos os lançamentos e baixas foram efetuadas, e a conciliação ainda não bate, é possível que o erro esteja no valor registrado, ou na data da baixa ou ainda na conta selecionada. Não basta tomar nota dos valores que entram e saem, mas o controle deve ser feito conta a conta. Se o valor foi recebido em uma conta bancária, mas o gestor o registrou como entrada em espécie, no caixa físico, o resultado não será correto. Para isso, é importante que os colaboradores responsáveis pela função conheçam bem o sistema e o processo que executam.
3- Erro de Sistema Financeiro
Acontece também de o erro estar no sistema operacional. O responsável pela função já conhece bem seu funcionamento e faz tudo certinho, mas algum problema de codificação gera um ruído no registro, o que atrapalha a conciliação. Por isso, mais importante do que utilizar um sistema de gerenciamento financeiro, é entender os processos de operação e de controle. Não se pode confiar cegamente nos sistemas e, ao identificar as falhas, deve-se solicitar as correções necessárias aos programadores.
4- Transferência entre contas
Frequentemente, as empresas realizam transferências entre as próprias contas, seja para cobrir um saldo negativo em uma, para completar o valor necessário para efetuar um pagamento por outra, entre outras razões. Essa prática, no entanto, deve ser registrada no sistema gerencial, pois do contrário também afeta a acuidade da conciliação bancária.
5- Taxas bancárias
Aqui mora uma pegadinha. Taxas bancárias são despesas que, podemos dizer, são “pagas automaticamente”. Assim, independem de lançamento prévio no sistema, bem como de registro de baixa. Mas o gestor deve registrá-las assim que são descontadas nas contas, como um lançamento avulso, para que o valor da despesa seja contabilizado. Lembre-se que qualquer centavo importa para a confiabilidade dos dados financeiros do negócio.
E a contabilidade?
Uma preocupação para muitos gestores, quando não registram 100% das movimentações na contabilidade, é ter algum problema nesse setor ao praticar a Conciliação Bancária. Mas trata-se de um procedimento possível de ser realizado sem interferir de nenhuma maneira nessa decisão.
Eficácia
A Conciliação Bancária só é válida quando 100% das contas bancárias e todos os caixas internos, que movimentam dinheiro em espécie, da empresa são controlados. Mesmo que a empresa concilie 25 contas, mas deixe uma de fora, todo o trabalho será perdido. Além disso, uma vez iniciada, a prática não pode ser interrompida, pois um único mês sem conciliação invalida todo o esforço prévio.
Esse controle é o que vai dar bases sólidas para planejamentos estratégicos de crescimento empresarial e, principalmente, para tomadas de decisões seguras. E o objetivo da BMCE quando auxilia um cliente nessa função é mostrá-lo como realizar a Conciliação Bancária sozinho, para seguir de maneira correta e com autonomia.
Esse objetivo resultou num aplicativo exclusivo de Consultoria Empresarial, desenvolvido com base em mais de 15 anos de experiência em gestão. Entre em contato com a gente para conhecer mais!
