Erros na escolha ou na implantação podem trazer sérios problemas de gestão
Os Sistemas Operacionais de diferentes negócios têm dois principais papéis: o de automatizar processos de trabalho e o de gerar informações para gestão. Acontece que uma pequena falha na programação ou implementação pode pôr abaixo ambas as funções e, tanto tornar o atendimento mais complexo (quem nunca ouviu um “problema de sistema”?), quanto atrapalhar as análises gerenciais, por conta de informações erradas.
Como todo gestor quer o melhor para sua empresa, quando o sistema apresenta algumas falhas ou deixa de atender as necessidades do negócio, é natural que se procure um novo fornecedor e troque a ferramenta. Mas será que isso resolve? Se você está pensando em trocar seu Sistema Operacional fique de olho nessas dicas antes:
1- O problema é mesmo do sistema?
Antes de partir para a troca, faça uma avaliação mais aprofundada sobre o diagnóstico que te levou a essa decisão. Se o problema não for, de fato, do sistema, mas sim do processo de uso dele, é possível que continue presente mesmo depois da mudança.
2- Avaliar opções disponíveis
Quando se decide buscar um novo sistema é fundamental ter muita clareza sobre as necessidades operacionais do negócio. Só assim, é possível ter também condições de avaliar se a nova opção atenderá às expectativas. Uma lição importante nesse momento é entender que os fornecedores criam ferramentas que atendam diversas empresas, com diferentes culturas administrativas.
Assim, as programações são mais gerais, e se os gestores possuem algum processo interno muito exclusivo, dificilmente o novo sistema vai atender essa demanda, por mais justa que ela seja. A opção, nesse caso, seria criar uma ferramenta própria, o que eleva bastante o custo da mudança.
3- Questão de custo
Se o motivo da troca é financeiro, é importante ter clareza sobre a funcionalidade das opções mais baratas pesquisadas. Se o novo sistema não for eficiente, pode acarretar problemas operacionais ou de relacionamento com o cliente, que demandam atenção e investimentos extras e, no fim, a economia não reflete no caixa.
4- Acompanhamento da transição
Se a decisão foi, de fato, pela troca é hora de prestar atenção no complexo processo de mudança. Delegar a responsabilidade aos cuidados únicos do fornecedor do sistema pode ser um grave erro, pois os riscos da operação pós-implementação ficarão todos nas costas dos gestores, leigos no assunto.
O ideal é acompanhar de perto e alinhar as expectativas em relação ao atendimento posterior, criando também um vínculo saudável com a empresa do sistema, pois muitos problemas são detectados só depois de terminada a implementação.
5- Treinamento de equipe
Quando uma empresa utiliza um sistema por muito tempo, os colaboradores se acostumam e uma mudança pode ser muito difícil de ser assimilada. Por isso, é importante incluir no cronograma da troca dias de treinamento, para garantir que a equipe interna esteja preparada para utilizar a nova ferramenta da melhor maneira possível. Explicar bem as razões da mudança é também importante, já que são os colaboradores que suportam os processos de implementação. O engajamento de todos é fundamental para o resultado dos esforços ser positivo.
6- Histórico de informações
O maior prejuízo que a empresa pode ter com a troca do Sistema Operacional é perder seu histórico de dados gerenciais e financeiros. A rastreabilidade das informações é fundamental para uma gestão eficiente, como a BMCE sempre lembra. Só ela garante que as decisões sejam tomadas com segurança. Por isso, se vai trocar sua ferramenta, garanta um backup de tudo o que o antigo sistema já registrou e busque a possibilidade de transferir as informações antigas para o novo.
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