Investir tempo e recursos na prevenção de problemas torna processos de gestão mais fáceis e baratos
É comum que em época de “vacas gordas”, com receita crescente e resultados positivos, gestores baixem a guarda sobre os controles internos da empresa. No entanto, o olhar atento aos números deve ser constante e não apenas quando se busca identificar a origem de um problema que já prejudica a saúde financeira do negócio, como é a praxe de grande parte das empresas.
Consultores da BMCE contam que a maioria dos gestores costuma buscar ajuda quando já está com dificuldades de caixa ou endividada. Na hora do sufoco, é possível lançar mão de negociação de prazo de pagamento com fornecedores ou da antecipação de recebíveis, com desconto em duplicatas e cheques ou junto às operadoras de cartão de crédito. Essas ações são válidas para problemas pontuais, porém podem adiar um diagnóstico efetivo da situação.
Analisa e Avalia
Encontrar a falha no sistema gerencial de um negócio demanda investimento de tempo e organização. É preciso olhar para trás, em diversos registros antigos, pois a origem do problema dificilmente é recente e, muitas vezes, está em diferentes setores da empresa. Esse trabalho pode ser dividido em três etapas:
- Analisar o histórico da receita e seu comportamento: é preciso identificar e comparar ciclos e momentos da empresa relativos à receita para ter um panorama do andamento do negócio que mostre qual foi o ponto de virada dos resultados, recortando o período de possível foco do problema;
- Avaliar a relação entre as despesas diretas, matérias-primas e receita: quanto mais variados os produtos e serviços de uma empresa, mais detalhada deve ser a análise da composição das despesas e, principalmente, da receita, considerando atentamente a variação de margem de lucro de cada item;
- Avaliar a performance de funcionários ligados à produção e à venda: condutas desonestas por parte de colaboradores podem gerar quebras de difícil identificação no caixa da empresa;
Quando essas variáveis são observadas com uma perspectiva histórica, é possível definir o momento atual do negócio e, assim, corrigir a rota. É fundamental, porém, que os dados analisados sejam confiáveis, organizados previamente e validados por uma conciliação bancária acurada ou outras ferramentas, quando necessário.
Onde eu errei?
Um problema comum em diversas empresas é a falta de visão clara sobre o Fluxo de Caixa. Uma simples diferença entre os prazos de receitas e despesas pode gerar confusão. Se um negócio trabalha com um prazo médio de recebimento maior que o que o de pagamento de seus fornecedores, é necessário que ele possua um fundo destinado ao capital de giro, para evitar perda de dinheiro com pagamentos de multas e juros.
No caso contrário, de empresas que costumam receber antes da data de pagamento das despesas, parte do dinheiro em caixa já está comprometido. Porém, alguns gestores confundem esse valor com rentabilidade e realizam saques que farão falta futuramente.
Outra prática recorrente que atrapalha muito a visão de resultado do negócio é a de empresários que faturam despesas particulares nas contas da empresa. O ideal é que eles mantenham uma conta bancária pessoal e quando precisam fazer saques na conta da empresa registrem as movimentações como despesas.
Aprender com os erros
Com base em mais de uma década de experiência em Consultoria Empresarial, a BMCE conta que nem todos os gestores mudam sua forma de administrar depois de corrigirem uma falha no negócio.
De acordo com os consultores, um fator que influencia muito essa mudança no comportamento ou não é o grau de aprendizado e de estruturação das equipes envolvidas no processo. Normalmente, empresas de médio porte tendem a manter o controle pós-consultoria por mais tempo, pois contam com pessoal para fazer tabulações e interpretar os dados, entregando informações seguras à diretoria.
Já empresas de pequeno porte, em que o dono é também o gestor, é comum que ele se envolva em diversos processos da empresa, conforme a demanda do momento, e acabe se perdendo nos controles e prevenções – um erro muito grave.
Independentemente do tamanho do negócio, oscilações financeiras podem acontecer. A necessidade do capital de giro de hoje pode ser diferente no próximo mês, por isso é fundamental entender suas variáveis. E isso só é possível com um trabalho preventivo acurado, que evita prejuízos e poupa futuros gastos com reparos nos vazamentos no caixa.
Entre em contato com a BMCE e experimente a facilidade de administrar um negócio com informações claras, organizadas e confiáveis.
