Por que um registro detalhado de entradas e saídas de caixa é importante?
Aquele caderninho de anotações diárias de quanto entrou e quanto saiu do caixa, ainda é a realidade de muitos empreendedores brasileiros, mas essa prática antiga não dá a ninguém uma boa visão do negócio nem bases seguras para tomadas de decisão. É preciso mais que o resultado da equação “receita menos despesas” no fim do dia para praticar uma gestão estratégica.
A boa notícia é que reverter esse quadro é simples e começa pelo Plano de Contas, que toda empresa possui. Se por esse nome você não conhece, pode perguntar ao seu contador, porque além de ser obrigatório para registros contábeis, esse plano é um forte aliado para Análise Gerencial.
Um Plano de Contas, na contabilidade, é dividido entre Contas do Ativo, Passivo, Receitas e Despesas. Em cada um desses campos há ainda as subdivisões Sintéticas, que agrupam diversas contas da mesma natureza, e Analíticas, que são lançamentos com maior grau de detalhamento. E quando falamos sobre despesas, é necessário caprichar nesse detalhamento, pois é a partir disso que se tem clareza dos recursos utilizados pela empresa para fazer uma devida Leitura de Dados.
Cada coisa em seu lugar
Um gestor pode agrupar seus gastos em itens como Mão de Obra, Manutenção Predial, Material de Consumo, Material para Revenda, Investimentos, Impostos, entre outros. Cada uma dessas divisões é uma “Conta Sintética” e esse já é um passo para quem, inicialmente, anotava tudo como “despesa”. No entanto, ainda não é o suficiente para elaborar relatórios que permitam um acompanhamento preciso do comportamento das finanças da empresa ao longo do tempo.
Para esse segundo passo, é preciso criar as contas analíticas, dentro de cada um dos grupos sintéticos. Entre as despesas com Mão de Obra, por exemplo, inclui-se Salários, Férias, INSS, Vale Transporte, Vale Alimentação e outros benefícios oferecidos aos funcionários. No grupo dos impostos, segmente os gastos de ISS, ICMS, PIS, Confins, etc. Isso oferece uma visão clara e panorâmica dos custos de cada setor da empresa e, sabendo quanto se gasta com o quê, fica bem mais rápido e seguro tomar decisões importantes.
No exemplo abaixo, podemos observar a composição das despesas de um laboratório de análises clínicas em um mês. O gráfico da esquerda dá uma visão sintética de 100% das saídas de caixa da empresa, enquanto no da direita é possível perceber a composição analítica dos gastos específicos com realização de exames. Esse cuidado é o que permite que o gestor compare mensalmente cada grupo sintético ou as despesas analíticas para tomar decisões seguras sobre o que impacta mais no resultado do negócio.
Para começar
Se você não tem o costume de segmentar suas finanças, comece guardando todo e qualquer documento relacionado às despesas da empresa: recibo, cupom fiscal, e-mail… Esses comprovantes ajudam na organização dos gastos e na conciliação bancária depois, para validar essas informações, transformando-as em dados confiáveis.
No entanto, para planejar a melhor maneira de estruturar essas contas, alinhando-as aos objetivos do seu negócio, a dica é um exercício pouco agradável. É preciso olhar para o próprio negócio com certo pessimismo, questionando quais problemas podem atingir diretamente sua receita e resultados.
Sejam novos concorrentes ou crises mundiais, como a que estamos enfrentando neste momento, os riscos existem e só uma antecipação dos problemas nos conduz a pensar que informações seriam necessárias para avaliar as saídas menos danosas ao caixa. Estudos de mercado são fundamentais nesta etapa e considerar uma ajuda especializada, como de uma Consultoria Empresarial, é uma ótima forma de se preparar.
Ajustando o ângulo
A sensação depois de organizar suas despesas pode ser comparada com a de alguém que, após 30 anos convivendo com um problema de visão, passa a achar que a forma que enxerga é o normal. Quando surge a oportunidade de colocar óculos, um novo mundo se abre, com horizontes bem definidos.
A experiência fica completa quando a gestão consegue segmentar também suas receitas, pois cada produto ou serviço que compõe o faturamento do negócio tem suas particularidades que afetam todo resultado da empresa. Fique de olho no nosso blog para mais essas dicas!
